Функциональное зонирование офиса

5. Функциональное зонирование

Вполне естественно, что в офисе любой компании ежедневно находится большое количество совершенно разных людей – сотрудников, посетителей, курьеров и т.д... У этих людей различные, а иногда и абсолютно противоположные цели, задачи и сферы деятельности. Для того чтобы работа всего офиса не останавливалась при появлении очередного посетителя, рабочие процессы не перекрещивались, и каждый человек, будь то сотрудник или гость, четко представлял, что ему нужно и куда он должен с этим подойти существует прием функционального зонирования.

Говоря простым языком, функциональное зонирование – это разделение территории помещения на зоны с разным функциональным назначением.

Функциональные зоны могут быть  организованы массой способов и для каждого типа офисов они различны. К примеру, в офисе классического кабинетного типа зонирование может быть сделано путем элементарного прикрепления табличек с обозначением функции на двери кабинетов, а в open space офисах часто применяется прием «визуального зонирования» - цветовое оформление или соответствующая группировка и размещение мебели. Вариантов много. Самое главное – это определиться с количеством этих зон.

Понятно, что функции, которые выполняет офисное помещение, напрямую зависят от сферы деятельности компании, однако, есть определенные общие точки соприкосновения, на основе которых создается дизайн в любом офисе.

Основных функциональных зон в офисах две – это front-office и back-office.

5.1 Фронт-офис 

Фронт-офис выполняет представительскую функцию и предназначен, в большей степени, для потенциальных клиентов и партнеров. Грубо говоря, это все те помещения, которые посетитель должен увидеть. На Фронт-офис возлагается имиджевая и презентационная функция, поэтому чаще всего комнаты выполнены в одном дизайнерском ключе с применением большого количества корпоративной символики. Помещения, отводимые под front-office, отличает атмосфера дороговизны и респектабельности - дорогая и стильная мебель, различные элементы декора и так далее.

Помещения, относящиеся к фронт-офис – это холл, ресепшн, комната ожидания, комнаты для переговоров, и, иногда, кабинет руководителя компании.

В современном мире функциональное разделение помещений на холл, ресепшн и комнату ожидания существует лишь условно. Чаще всего посетитель сразу попадает в просторное помещение со стойкой регистрации, где имеется мягкая мебель для ожидания.

5.1.1 Ресепшн

Ресепшн в переводе с английского имеет несколько значений: прием, стойка, регистратура. В любом офисе, помещение reception является лицом компании, она должна отчетливо запомниться любому посетителю и вызвать желание посетить офис вновь.

При проектировании этой зоны необходимо решить следующие вопросы:

-       Есть ли у компании ярко выраженная индивидуальность?

-       Насколько сильно эта индивидуальность и корпоративная культура должны быть выражены в пространственных формах?

-       Обращена ли компания наружу или, скорее, вовнутрь, сколько в ней бывает посетителей?

Офисное проектирование зоны ресепшн выполняется с учетом общей площади офиса и особенностей его планировки, а также усредненного количества ежедневных посетителей. В офисах кабинетного типа стойка администратора обычно располагается в фойе, а в офисах Open Space для ресепшн выделяется одна из зон, расположенных близко к входу. Первый вариант проектирования предпочтителен для удобства персонала, так как присутствие посетителей в непосредственной близости от рабочих зон может осложнить текущую работу офиса. В зависимости от площади и планировки стойка администратора располагается либо фасадом к посетителям, либо у боковой стены, но в любом случае необходимо предусмотреть свободный проход и исключить скопление людей. При большом потоке посетителей на административной площади проектируется и отдельная зона ожидания с мягкой мебелью и журнальным столиком, которая может располагаться в углу фойе или вдоль свободной стены. Зона ожидания должна быть предназначена не только для отдыха, но и для кратковременного общения с клиентами, заполнения бумаг и оперативного выяснения спорных вопросов. С учетом того, что в зоне ресепшн постоянно находится большое количество людей, при офисном проектировании предусматривается установка систем вентиляции и отопления для создания комфортного микроклимата в любой сезон года.

Административное офисное пространство формируется вокруг стойки администратора, занимающей центральное место в этой зоне. Основными конструктивными элементами стойки являются столешница, фасадная часть, рабочий стол и внутреннее наполнение. При выборе стойки учитывается ее расположение: угловое, прямое, П-образное, дугообразное, а также размеры стойки и особенности ее конструкции. Длина стойки определяется площадью помещения, а ее высота не должна доставлять посетителям дискомфорта и одновременно обеспечивать администратору хороший обзор. В последние годы заметна тенденция повышения коммуникативных функций стойки ресепшн, которая перестала выполнять роль непреодолимого заградительного барьера для клиентов. По этой причине все чаще практикуется установка стоек открытого типа, за исключением тех объектов, где важно обеспечить сохранность важной документации и денежных средств. Совместить в себе коммуникативные и «защитные» функции позволяют стойки с двухуровневой конструкцией, которые на сегодняшний день считаются стандартом.

Возможности современного офисного проектирования позволяют создать условия для установки стойки любой формы или модульных конструкций, конфигурацию которых можно менять в зависимости от конкретных условий. Однако при любом подходе важно сохранить некий узнаваемый стиль административной стойки для посетителей и обустроить зону для максимально быстрой и эффективной работы самого персонала. С внутренней стороны стойка оснащается всем необходимым для работы администратора, включая выдвижную панель для клавиатуры, небольшие полки, подсветку и стол для заполнения бумаг. Конструкция стойки проектируется с тем расчетом, чтобы экран монитора и документы были скрыты от глаз посетителей. В отличие от западных компаний, где функции персонала четко распределены, администраторы в российских офисах часто выполняют разноплановую работу, что должно учитываться при внутреннем оснащении стойки.

Для формирования общего впечатление у клиентов важнейшую роль играет не только офисное проектирование зоны ресепшн, но и ее дизайн. Стойка ресепшн выполняет имиджевую функцию, что учитывается при выборе цветовой гаммы и материалов для ее изготовления. Стойки эконом-класса, как правило, изготавливаются из ламинированного ДСП и пластика, причем разнообразие этих материалов, представленных на рынке, вполне позволяет придать дизайну административной зоны представительность в сочетании с модным корпоративным стилем. В статусных офисах административные стойки обычно выполнены из дорогих пород древесины, для напольных покрытий и облицовки используют мрамор или гранит, а в зоне ожидания устанавливают мягкую мебель из кожи. В этом случае нужно несколько разбавить монументальность зоны ресепшн, что легко достигается с помощью алюминиевых элементов конструкции и разных видов стекла. Установка зеркал в административной зоне, рекомендуемая некоторыми интерьерными дизайнерами для визуального расширения площади, не всегда оправдана, поэтому лучше ограничиться использованием стеклянных вставок и декоративных панелей светлых оттенков. Считается, что для зоны ресепшн лучше всего использовать недорогие, но максимально износостойкие материалы, однако любая экономия в обустройстве и дизайне административной зоны, так или иначе, отразится на восприятии посетителей.

Дизайн административной зоны – это огромные возможности для создания узнаваемого корпоративного стиля компании. Помимо логотипа фирмы над стойкой ресепшн, для декора помещения и изготовления ее конструктивных элементов выбирают материалы корпоративных цветов компании, что закрепляет в сознании посетителей визуальные ассоциации. По концепции дизайна административная зона не должна выделяться из общей стилистики офиса, чтобы не дезориентировать посетителей. Есть мнение, что зона ресепшн должна выполняться в той же стилистике, что и кабинет руководителя, однако это может вызвать диссонанс в восприятии клиента. Гармония в дизайне и стилистике офисного пространства достигается благодаря общей концепции, и даже при сохранении единства стиля можно придать каждой зоне свою индивидуальность.

5.1.2 Помещения для переговоров

Новейшие исследования показывают, что доля помещений и зон для встреч и переговоров постоянно возрастает, и их площадь в настоящее время может составлять до 30% от общей площади офиса. В Европе рядовые сотрудники проводят приблизительно 25%, руководители среднего звена 50%, и руководители высшего уровня даже 75% рабочего времени на переговорах и семинарах. Это связано с тем значением, которое имеет для принятия решений обмен информацией. Общение и обучение становятся важнейшими видами офисной деятельности и, соответственно, требуют для себя продуманных планировочных и технических решений.

Традиционные комнаты переговоров дополняются многофункциональными трансформируемыми помещениями для проведения конференций, семинаров и тренингов. Все эти помещения оснащаются таким оборудованием, как слайд и оверхед-проекторы, флип-чарты и интерактивные доски, мультимедиа-проекторы, плазменные панели, графические стены, аудиосистемы и средства для видеоконференций. В зависимости от деятельности, размера компании комната для переговоров может выполнять несколько функций. Это может быть малое помещение для встречи с клиентами, это может быть большой зал, где помимо встреч с внешними партнерами, могут также проводиться различные внутренние мероприятия. Подход к дизайну комнаты для переговоров всегда индивидуален. Однако и здесь чаще всего используется корпоративный подход – символика, цветовое оформление, удобная мебель и т.д..

5.1.3. Кабинет руководителя

Кабинет руководителя – второе по важности помещение, влияющее на произведенное впечатление. Здесь гости должны увидеть не только красоту оформления кабинета, но и ощутить стабильность и успешность компании. Помимо прочего, кабинет также должен быть максимально комфортным для самого руководителя компании. Кабинет главы компании чаще всего выгодно отличается от остальных помещений фронт-офис техническим оснащением, используемыми материалами и дизайном. 

5.2 Бэк-офис

Бэк-офисом принято называть все помещения, так или иначе задействованные в ежедневных внутренних процессах компании. Сюда можно отнести рабочие места сотрудников, библиотеки, комнаты отдыха, столовые, архивные помещения, серверные и тд. и тп.

Факт: если сотрудник тратит 20 минут в день на путешествия от своего рабочего места до шкафа и обратно, то это означает, что за год на одно только хождение уйдет 82 часа или две полные рабочие недели. А ведь это время можно использовать для полезной работы, если правильно зонировать офис.

Еще 5 лет назад back office считался наименее дорогостоящей частью офиса – здесь использовались недорогие материалы, дизайн был достаточно скромным, мебель не всегда была хорошего качества. Проще говоря, считалось, что основную работу по привлечению клиентов и продвижению компании выполняет front-office.

Сейчас тенденция изменилась в сторону оптимизации всех рабочих процессов, которые нацелены на повышение статуса компании и работоспособности ее персонала. На первый план вышла индивидуальность, а значит каждый отдельно взятый сотрудник.

Современный офис - сложная структура, для поддержания работы которой требуется достаточно много технического оборудования. Некоторое из этого оборудования, как например компьютер и телефон, располагается непосредственно на рабочем столе. Другое - принтер, копировальный аппарат и факс - должно быть поблизости и обслуживать определенную рабочую группу. Третье - телефонная станция и сервер - обеспечивает жизнедеятельность всей компании и требует для себя отдельного помещения.

Для расположения офисной техники непосредственно в рабочем помещении рекомендуется устраивать специальные островки, огороженные мебельными перегородками с акустическими панелями, которые погашают звук работающего оборудования.

Несмотря на компьютеризацию офисной работы, многие компании хранят значительное количество бумажной документации. Для этого: предусматриваются специальные зоны, а иногда отдельные помещения. Для более эффективного использования площади, отводимой для архивного хранения, предлагается система шкафов, состоящих из раздвижных элементов, которые легко передвигаются по рельсам. Если вес одной секции превышает определенную норму, шкаф снабжается специальным приводом. За счет меньшего количества требуемых проходов эффективность возрастает на 30%.

Помимо непосредственно рабочих зон в любом офисе сегодня существуют вспомогательные помещения – кухни, санузлы, коридоры, зоны отдыха, которые, с одной стороны, не имеют непосредственного отношения к рабочему процессу, а с другой – сильно на него влияют. Так, доказано, что человек работает гораздо продуктивнее, если в течение рабочего дня он делает небольшие перерывы – на обед, чашку кофе, неформальное общение с коллегами, телефонные звонки близким. Для этих потребностей, собственно, и существуют вспомогательные офисные пространства.

5.2.1 Офисная кухня

Чаще всего офисная кухня рассчитана на процесс так называемой «доготовки», когда сотрудники самостоятельно разогревают принесенное с собой или доставленное фирмой-поставщиком питание-полуфабрикат. Вариант, когда в офисе имеется полноценная кухня со штатом обслуживающего персонала, встречается, когда, к примеру, большая компания арендует здание целиком и персоналу требуется централизованная точка общепита. В бизнес-центрах с несколькими арендаторами, если на объекте работает кейтеринговая служба, оснащение отдельных офисов полноценными кухнями не представляется рациональным в силу слишком больших затрат и необходимости получать множество разрешений и согласовательной документации.

 Как проектируется и оснащается локальная офисная столовая? В разных офисах этот вопрос решается по-разному. Все зависит от размера компании, арендованного метража, корпоративной политики. В некоторых компаниях офисная «столовая» включает несколько тематических зон: кухню с необходимым оборудованием (холодильник, посудомоечная машина, микроволновка, кофе-машина), место для приема пищи или кофе-пойнты, зону рекреации – с мягкими группами и невысокими столиками, где сотрудники могут выпить по чашке кофе, провести неформальные переговоры с клиентами. Иногда в зоне рекреации организуют доступ в Интернет и создают hot-desk.

Проектировщики при разработке планировочных решений столовой должны привязывать их к системам водоснабжения и канализации. Сложность состоит в том, что к этим системам подключаются и другие зоны офиса – санузлы, хозяйственные помещения и т. д. Поэтому задача студентов – грамотное размещение и разделение между собой всех этих объектов, отличающихся в своем функциональном назначении.

 Какое количество квадратных метров отвести под офисную столовую, каждая компания решает по-своему, но есть способ просчитать необходимый метраж. В среднем на процесс приема пищи уходит полчаса. Предположим, что обеденные часы пик приходятся на временной диапазон с 12 до 15 часов. Учитывая, что часть людей уходит обедать в централизованный кафетерий бизнес-центра, часть – за пределы офиса, кто-то сидит на диете, кто-то отъехал на встречу, офисной столовой в это время пользуется около 60% персонала. Получается, что каждые полчаса столовая должна быть готовой единовременно разместить 10% -15% сотрудников компании. Таким образом, можно прикинуть необходимое количество площадей в столовой зоне. Конечно, подобный расчет дает минимально необходимый метраж, и это не означает, что площади будет более чем достаточно, но она будет более или менее удовлетворять потребности компании.

 Столовая для сотрудников и кофе-зоны, рассчитанные на персонал и клиентов, могут быть разведены в офисном пространстве. Последние не привязываются к коммуникациям водоснабжения, а потому их можно более гибко размещать в помещении – рядом с переговорной зоной, недалеко от зоны неформальных переговоров и т. д.

 В столовых и кофе-зонах обычно предусматривается минимальный набор кухонной мебели. Кроме того, на кухне должен быть решен вопрос кондиционирования. Проблему устранения неприятных запахов в зоне столовой решают системы приточно-вытяжной вентиляции и центрального кондиционирования воздуха. Наличие таких систем в зонах работы или отдыха человека – обязательное условие соблюдение санитарного режима.

Что касается отделки этого помещения, то наиболее рационально выполнить отделку стен и пола из керамической плитки или керамического гранита – это очень долговечно, рационально и пожаробезопасно. Потолочные конструкции чаще всего выполняют из гипсокартона, покрытого моющейся водоэмульсионной краской.

5.2.2 Коридоры

 Коридоры – далеко не самая любимая арендаторами офисная зона. В коридорах нельзя разместить служащих, а аренда квадратного метра обходится в те же деньги, что и квадратный метр кабинета самого трудолюбивого сотрудника. Коридор – это скорее необходимость, возникающая в результате планирования пространства офиса, его площадь стараются минимизировать. Универсальных способов планирования коридоров не существует, все в первую очередь зависит от типа офиса, а также от структуры компании, количества отделов и департаментов.

 Если речь идет о «коридорной системе» организации пространства, то обычно площадь коридоров рассчитывается исходя из минимально возможных норм, предусмотренных СНиПами в части строительства общественных зданий, учитываются также обязательные противопожарные требования. Форма коридоров диктуется соображениями безопасности при пожаре и требованиями служб безопасности компании для обеспечения наиболее рационального слежения за общей территорией. Соответственно, традиционно коридоры делаются прямыми, с минимальным количеством поворотов и всякого рода сложных геометрических решений. Из всего этого становится понятно, что коридорная система – крайне негибкий способ планирования пространства. Наиболее радикальный способ борьбы с коридорами – планирование офиса в стиле open space, за счет этого повышается объем полезной площади, где можно рассадить сотрудников.

 В зонах open space коридор – понятие весьма условное. Точнее, речь идет о проходах между рабочими станциями, иногда отделенных перегородками, иногда специальными стеллажами, которые не только являются системами хранения, но и выступают в качестве перегородок, отгораживая зоны прохода от работающего офиса.

 Рассчитать некий усредненный метраж таких проходов, а также их конфигурацию не представляется возможным – каждая компания по-своему организует офисное пространство в зависимости от взаимодействия департаментов друг с другом, схемы движения специалистов по офису и т. д. Можно лишь говорить о каком-то разумном минимуме. Количество квадратных метров и конфигурация проходов просчитываются таким образом, чтобы людям было удобно перемещаться по офису, не сталкиваясь в проходах. Считается, что ширина прохода между рабочими станциями должна составлять не менее 80 см. Если речь идет о проходе, ведущем от входа вглубь офиса, речь идет уже не менее чем о 120 см.

 Сегодня в «коридорах» – проходах open space чаще всего размещают разнообразные системы хранения. Причем чтобы площадь офиса использовалась максимально функционально, как уже было отмечено, системы хранения выступают одновременно и перегородками, отделяя друг от друга рабочие станции. Открытые стеллажи, неглубокие шкафы со слайдер- или жалюзи-дверцами, высокие мобильные тумбы на колесиках – эти предметы интерьера, по сути, и определяют геометрию проходов.

 Для пола коридоров и общих проходов некоторые компании в последнее время используют высококачественный керамогранит. Связано это с надежностью, технологичностью уборки и долгим сроком службы. Впрочем, если речь идет о проходах между рабочими станциями, покрытие пола соответствует покрытию в рабочих зонах. Если проходы фиксируют стационарными перегородками, то в основном речь идет о стеклянных моделях – стекло визуально расширяет пространство. Как правило, перегородки выбирают с высоким уровнем противопожарной защиты. Если проходы примыкают к стенам, последние рационально покрыть моющейся краской. Оправдывает себя применение такого декораторского приема, как устройство «пояса» из керамогранита: часть стены от уровня пола на высоту 50–90 см облицовывается керамической плиткой или настенным керамогранитом.

Потолки в коридорах несут в себе большую функциональную нагрузку: в них прокладывают трассы для основной разводки систем вентиляции и кондиционирования, кабели компьютерных сетей, базовые трубы систем пожаротушения и т. д. Так как все это оборудование требует регулярного обслуживания и постоянного доступа, то потолочные конструкции – это каркасные системы подвесных потолков, самые распространенные из которых «Армстронг» и «Экофон», обеспечивающие легкий беспрепятственный доступ к техническим устройствам.

5.2.3 Зона отдыха

 В офисах отечественных компаний зоны отдыха предпочитают не устраивать, экономя тем самым драгоценные метры общей площади. Между тем западные компании уже давно вывели аксиому: отдых работе не помеха, точнее, необходимое для нее условие.

 Как правило, зоны релаксации располагаются в наиболее тихой, непроходной части офисного пространства: таким образом, задействуется площадь, не подходящая для организации рабочих помещений, при этом зона отдыха от этого только выигрывает – здесь нет тех суеты и шума, которые характерны для рабочего open space.

 Иногда зона отдыха примыкает к кофе-зоне. Здесь же предусмотрены коммуникации для подключения лэптопа – если сотрудник ни на минуту не может отойти от рабочего места, он может переместиться в эту зону, налить чашку кофе и «в тишине и спокойствии» доделать начатую работу.

 Какой объем площадей следует выделять под эту зону? На этот вопрос нет однозначного ответа. Если руководитель стремится на всем экономить, зоны отдыха не будет вовсе, если же у него существует ясное представление о том, кому и зачем она нужна, метраж – уже вопрос второстепенный. Одни руководители дают добро на небольшую комнату отдыха, рассчитанную на одновременное пребывание максимум 3 человек, другие организуют помещение для релаксации только для себя, располагая ее в непосредственной близости от своего кабинета или вовсе объединив ее со своим личным пространством. Такая зона может использоваться и как место для неформальных переговоров с особенно важными клиентами. Третьи отводят под зону отдыха до 10% от арендованного метража.

Традиционно в зонах отдыха устанавливаются музыкальный центр, плазменная панель, кофе-машина. Естественно, зона релаксации предполагает наличие здесь мягкой мебели, которая создает уют и позволяет расслабиться. В офисной мягкой мебели в основном используются более прочные, износостойкие, грязеотталкивающие материалы, чуть более строгие, чем у домашних диванов и кресел цвета, классические модели без излишеств. Хотя в некоторых зонах отдыха используются достаточно смелые цветовые решения и цифровые фотографии в обивках, что подчеркивает индивидуальность интерьера. Помимо стандартного набора мебели и оборудования в зонах отдыха иногда предусматриваются аквариумы, альпийские горки, горшечные растения, мини-фонтаны.

При планировке студентам я бы не советовала придерживаться какой-либо раз и навсегда выбранной схемы, а творчески подходить к решению вопросов, поставленных конкретной ситуацией. 

Стремление к повышению эффективности использования площадей и выработка новых методов работы привели к появлению новых рабочих зон в офисе. По статистике, до 40% персонала многих компаний единовременно находятся вне офиса. Таким образом, планирование офиса на основании общего количества сотрудников может привести к неэффeктивнoмv использованию пространства.

Решением этой проблемы служит поочередное использование несколькими сотрудниками одного рабочего места по заранее составленному расписанию. Альтернативным решением является выделение специальной зоны с рабочими местами, которые оснащены всеми необходимыми техническими средствами. Любое свободное в настоящий момент место предоставляется сотруднику компании по требованию. При этом возможности современного телефонного оборудования позволяют сохранять за каждым человеком его личный телефонный номер. Все документы и офисные принадлежности хранятся в мобильных шкафчиках, припаркованных в специально отведенном месте. 

Для людей, которые практически постоянно находятся вне офиса и, тем не менее, нуждаются в возможности подключиться к внутренней сети и обменяться информацией с коллегами, предоставляются специальные зоны, расположенные ближе к входной группе и оснащенные несколькими небольшими рабочими местами с электрическими и сетевыми розетками.

Новые методы работы направлены на коллективное решение поставленных задач путем создания временных рабочих групп, работающих над определенным проектом. Такая деятельность связана с чередованием обсуждений, презентаций и сосредоточенной работы. Использование мобильных предметов мебели позволяет легко достичь желаемой гибкости.